Erinomainen tiedote on varmasti jokaisen vakavasti työhönsä suhtautuvan viestijän tavoite. ”Vähän-sinne-päin” ei kukaan nykyisessä huomiokilpailussa kovin pitkälle pötki. Kurkkaa koostamamme tarkistuslista ja tiedotteen runko, jonka avulla mallintuu sisällöllisesti kiinnostava mediatiedote.
Tiedotteen lähettäjä?
Vastaanottajan kannalta on välttämätöntä tietää, kuka tiedotteen on lähettänyt. Lähdekriittinen journalisti saattaa jo pelkän lähettäjän nimen perusteella päättää lukeeko hän tiedotteen vai ei. Siksi myös mediasuhteiden vuoksi kannattaa maineestaan pitää hyvää huolta. Lähteen on siis oltava selvästi näkyvillä.
Päivämäärä ja aika?
Jos tiedotteessasi ei ole päivämäärää (ja kellonaikaa), ei lukija voi helposti tietää, kuinka ajankohtainen tiedotteesi on. Yleensä päivämäärä ja kellonaika laitetaan näkyviin tiedotteen yläreunaan. Sähköisissä tiedotteissa päivämäärä ja kellonaika löytyvät myös helposti kaikista perustiedoista.
Embargon, eli julkaisemisen aikarajan kanssa olen yleensä varovainen. Jos mitään erityistä syytä ei ole, on parempi, että tiedote on vapaa julkaistavaksi juuri sillä samalla hetkellä, kun painaa ”SEND”. Embargon käyttö ei lisää tiedotteen houkuttelevuutta automaattisesti.
Otsikko?
Jos tiedotteessasi on huono otsikko, on lukijatuloskin huono. Vastaavasti, kun tiedotteessasi on erinomainen otsikko, vilaisee useampikin toimittaja sen todennäköisesti läpi. Edellyttäen tietysti, että erinomaiselle otsikolle löytyy katetta ja myös ingressisi ja leipätekstisi ovat asian päällä.
Otsikko on tiedotteesi tärkein osa, joten sen suunnitteluun ja muotoiluun kannattaa panostaa erityisen paljon. Kerro otsikossa uutinen, mutta älä mainosta tai markkinoi itseäsi, tuotettasi, palveluasi tai ideologiaasi.
Ingressi?
Otsikon jälkeen tuleva tiedotteesi ensimmäinen kappale on nimeltään ingressi. Pelkän otsikon ja ingressin lukemalla pitäisi lukijan saada kaikki välttämätön perustieto tiedotteesta. Varmista ainakin, että kaikki tiedotteen olennaisimmat asiasanat löytyvät tiedotteen ingressistä.
Leipäteksti?
Onko leipätekstillä tämän tiedotteen alkupään hieronnan jälkeen enää mitään merkitystä? On, sillä otsikossa ja ingressissä tiiviisti esitetty asia kerrotaan tiedotteen leipätekstissä yksityiskohtaisemmin. Käytä lyhyitä lauseita, kerro toiminnasta älä siitä, että ”olemme ryhtymässä” johonkin tai ”pyrkimässä” sinne tai tänne.
Mukaan kannattaa laittaa myös suoria lainauksia yrityksesi asiantuntijoilta, joita media voi lainata sellaisenaan.
Lisätietojen antaja?
Ei anna hyvää kuvaa lähettäjästä, jos tiedotteeseen merkitty lisätietojen antaja ei vastaa puhelimeen tai sähköposteihin. Varmista siis, että lisätietojen antaja on median tavoitettavissa mieluusti heti tiedotteen lähettämisen jälkeen. Jos pelkäät, että paras asiantuntijanne tai suurin johtajanne on huonosti tavoitettavissa, lisää lisätietojen antajaksi myös itsesi. Tällöin media tavoittaa ainakin jonkun henkilön heti.
Tiedotteeseen on tarkoitus saada mukaan kaikki olennainen kyseistä asiaa koskeva tieto. Median tarpeita ja kiinnostusta ei voi kuitenkaan täysin ennakoida, joten lisätietojen antajan yhteystiedot ovat siksi välttämättömät.
Linkkejä ja kuvapankkeja?
Tiedotteeseen kannattaa laittaa mukaan myös linkkejä, joiden kautta lukija voi saada vielä syvempää tietoa tiedotteen aihepiiristä. Linkit voivat viedä omille sivuillenne, mutta myös muualle.
Jos teillä on käytössänne netissä oleva kuvapankki, on linkki sinne paikallaan. Jos kuvapankkia ei ole, laita aiheeseen liittyviä hyviä kuvia tiedotteen kaverina samanaikaisesti. Laita sekä vaaka- että pystykuvia, jos mahdollista. Näin annat toimittajalle valinnanvaraa juttunsa taittoon.