”Milloin tiedote kannattaa lähettää mediaan?” on kysymys, jonka moni tiedottaja ja viestintäihminen esittää itselleen viikoittain. Yhtä pätevää sääntöä ei ole, mutta perjantai-iltapäivää en kyllä suuremmin suosittelisi.

Perjantai-iltapäivä on erinomainen ajankohta lähettää mediaan sellainen tiedote, jolle ei halua julkisuutta. Siis esimerkiksi tiedote siitä, että vastuullisuutta korostaneen yrityksen toimitusjohtaja on juuri tuomittu kavalluksesta. Muussa tapauksessa harkitsisin ajankohtaa vielä.

Kannattaa myös käyttää kuvan taktiikkaa. Kyllä kirjekyyhkyt tiedotteen muruset perille toimittavat.

Toimitukset elävät 24/7, mutta todellisuudessa viikonloppuja viettävät niin Jaana Journalisti kuin Teija Tiedottajakin. Niinpä harva meistä on vastaanottavaisimmillaan juuri perjantaina ennen muutaman päivän lepohetkeä.

Perjantai-iltapäivä on tiedottajalle itselleen kuitenkin houkutteleva lähestysajankohta, sillä tiedotteen lähettämisellä pääsisi tehokkaasti pesemään kädet sen viikon viestintäduuneista.

”Puhdas pöytä – skumppaa lasiin – viikonloppu voi alkaa!”

Tästä samasta tilanteesta ja motiivikonfliktista on useita omakohtaisia kokemuksia. Joskus onnistuin pysymään itselleni tiukkana ja sinnittelemään lähettämisen kanssa seuraavalle viikolle. Aina se ei kuitenkaan onnistunut. Yleensä olisi tuloksien kannalta kannattanut sinnitellä.

Toinen huono lähettämishetki on maanantaiaamu klo 8.00. Olisi tietysti hienoa aloittaa työviikko energisesti ja dynaamisesti, kuten sankaritiedottajan maine vaatii, ja lähettää heti viikon aluksi herkullinen uutisia tirisevä tiedote mediaan. Valitettavasti et ole tämän ajatuksesi kanssa yksin. Kun maanantaiaamuihin yhdistää muidenkin tiedottajien lähetysinnon ja toimitusten perinteiset viikkokokoukset (joita korona-aikaankin järjestetään), ei lähetysaika ole paras mahdollinen.

Kannattaisiko panostaa kesäviikonloppuihin?

Mitä meille jää sitten jäljelle? Maanantai-iltapäivät, tiistai-keskiviikko-torstai-perjantaiaamut klo 6-8 sekä lounasajan jälkeiset klo 13-14. Noina lähetysaikoina osut todennäköisimmin sellaisiin ajankohtiin, että tiedotteen vastaanottajakin on hereillä ja valppaana. Tätä mieltä ovat olleet monet kokeneet viestinnän ammattilaiset, joiden kanssa asiasta on tullut puhetta. Tilastollista tietoa tiedotteiden läpimenoista minulla ei ole, mutta mutulla (ja kollegoiden mutulla) suosisin lähetyshetkistä erityisesti tiistai-torstaita ja ajankohdista aamua.

Entäs viikonloput? Olen joskus vanhan kansan journalistin suusta kuullut, että paras aika saada tiedote läpi mediassa on kesäviikonloppuna. Silloin toimituksissa on kuulemma töissä innokkaita kesätoimittajia, jotka etsivät uutisköyhään aikaan mitä tahansa vähänkin kiinnostavaa kerrottavaa kansalle. Voi tietysti olla, että tämä pitää paikkansa. Vikana on vain se, että myös medioiden kuluttajilla on kesäviikonloppuna jotain ihan muuta mielessä kuin yrityksesi tuoteuutuudet, kehityshankkeet tai tähtirekrytoinnit.

Mitä media haluaa ja milloin?

Oikeaan lähestysajankohtaan vaikuttaa luonnollisesti myös moni muu asia. Ajankohdan valinta ei välttämättä ole ollenkaan omissa käsissäsi, jos kyseessä on esimerkiksi pörssitiedote tai tapahtumatiedote.

Tavoiteltavan median julkaisuaikataulu on myös syytä huomioida. Verkkoon uutisia julkaistaan 24/7, mutta edelleen on meitä dinosauruksia, jotka kulutamme mediaa myös paperilla. Ja katsomme jopa Ylen klo 20.30 uutislähetyksen aina, jos se vain on mahdollista. Näillä medioilla on edelleen olemassa jokin kellonaika, johon mennessä tiedotteet on saatava sisään, jotta media ehtii niihin ajoissa reagoida.

Sisältö kuitenkin ratkaisee

Lähetysajankohta on yksi asia, mutta tärkeintä on tietysti tiedotteen sisältö. Onko tiedotteessa oikeasti jokin uutinen, johon media haluaa tarttua? Entä tiedotteen tekninen lähetystapa? Tai oikeiden vastaanottajien valinta? Ovatko käyttämäsi osoitteet ajantasalla?

Tiedotteen perillemenossa ja uutiseksi päätymisessä on monta liikkuvaa osaa. Kaikkien osien on oltava kunnossa, jotta media ja toimittaja saadaan aiheesta oikeasti innostumaan:

”No joo – tässähän meillä onkin vaihteeksi tosi kiinnostava tiedote…”