Briiffi, toimeksiantokuvaus, työpyyntö. Rakkaalla lapsella on monta nimeä. Käytetystä nimestä riippumatta kyse on kuitenkin yhdestä oleellisimmista asioista markkinointiin ja viestintään liittyvissä toteutuksissa. Ilman asiallista briiffiä toteuttaminen on ”musta tuntuu” -toimintaa ja lopputulos pahimmillaan turhaa työtä.

Oletko koskaan tilannut kahvia, ja saanut kupillisen täynnä kahvipapuja?En minäkään, mutta kahviplantaasille lähetetyssä tilauksessa sisältö saattaisikin olla juuri sitä, eikä juoma, kuten kahvilassa tilatessa.

Vähän samalla ajatusmallilla moni sähköpostilla heitetty ”pyyntö” on tilaajan mielestä kertonut kaiken. Itselleni ainakin on tullut toimeksiantoja, joissa on ollut riittävästi tulkinnanvaraa. Viestiä lähettäneet ovat usein henkilöinä tuttuja: yhden briiffiä täytyy lukea suurennuslasilla ja toiselle joudun esittämään liudan lisäkysymyksiä, jotta voin olla varma, mitä asiakas todella haluaa.

Eihän tää oo ollenkaan, niinku pyysin

Vuosien varrella olen oppinut, että työn ja myös briiffin epäonnistuminen johtuvat lähinnä puutteellisista tiedoista tai siitä, että ymmärrämme asioita eri tavalla. Myös tapamme ilmaista voi johtaa harhaan. Jos asiakas ei joudu tekemään usein tai ei ole lähtökohtaisesti tottunut viestintä- ja markkinointitöiden tilaaja, voi hänellä olla harhaanjohtava käsitys siitä, miten hyvän ja selvän toimeksiannon on antanut.

Oheisessa esimerkissä kuvaavaa on myös, miten minulla briiffin vastaanottajana oli sekä suurennuslasi sumeana että jouduin tekemään myös tarkentavia kysymyksiä.

”Teetkö asiakkaasta case-esityksen ja pystythän hoitamaan sen tekemisen kokonaisuudessaan? Eli asiakkaan haastattelut ja teksti sekä esitteen visuaalinen puoli ja viimeistely siten, että me voimme hoitaa sen itse painoon? Aiempi vastaava esite esimerkkinä liitteenä. Ohessa myös asiakkaalta saatu esitys yrityspäivillemme. Siitä saat paljon taustatietoa. Keskustelin asiakkaan kanssa eilen ja oli puhetta, että haastattelu voitaisiin tehdä heti. Mielellään tosiaan mahdollisimman pian, koska meillä on suunnitteilla asiakaskirje ensi viikon lopulle, mihin tämä case voitaisiin liittää mukaan. Haastateltavia asiakkaalla ovat….”

Olimme puhuneet vähintään kuukautta aiemmin, että tästä asiakkaan asiakkaasta tehtäisiin referenssi verkkosivuille. Puhuimme tästä nimellä case. Alkuperäisessä briiffissä puhuttiin koko ajan casesta, mutta kyse olikin nyt esitteen tekemisestä. Myös työn valmistumisen käsite oli hieman optimistinen.

Laitoin vastauksena kuittauksen, että otan työn toteutukseen ja tarkensin muutamaa käytännön seikkaa sekä kysyin vahvistusta toteutuksen sisältöä ja toimintamallia koskien, jotta molemmille on selvää mitä tehdään. Lisäksi muistutin, että aiemmin antamani kustannusarvio casen teosta ei nyt ihan suoraan päde tähän, kun kyse onkin esitteestä taittoineen eikä www-sisällöstä. Eli jos haluavat tarkennetun kustannusarvion vielä erikseen, niin indikoikaa.

Vastakuittauksena sain: ”Joo, näin ymmärsin, minkä vuoksi pyysinkin tuosta esitteestä myös hinnan. Laita kustannusarvio tulemaan asap niin tiedetään, mitä tulee maksamaan.” Luin alkuperäisen asiakkaan viestin monta kertaa läpi, mutta ilmeisesti suurennuslasini oli umpilikainen, sillä aiemmasta viestiketjusta en kyllä osannut tulkita, että hän pyysi hintaa vielä uudelleen. Tästä esimerkistä näkyi hyvin se, miten ymmärrämme ja kerromme toisillemme asioita epäselvän itsestäänselvästi.

Vinkit toimeksiannon tekijälle

Hyvä ja mahdollisimman tarkka briiffi antaa työn toteuttajalle valmiudet tehdä työ tuloksellisesti ja tehokkaasti. Tämä takaa puolestaan asiakkaalle mieluisan lopputuloksen. Sekä tilaajan että tekijän tyytyväisyys työn tuloksiin on avain hyvin toimivaan ja pitkäjänteiseen yhteistyöhön, jota molemmat osapuolet varmasti tavoittelevat.

  1. Pohdi hetki, mitä tavoittelet ja miksi? Millaisen viestin haluat saada perille ja kenelle? Ette kai teetä tätä työtä vain sen takia, että juuri vastaava on ollut tapana samasta asiasta aiemminkin. Ole valmis menemään mukavuusalueen ulkopuolelle, jos tarve vaatii.
  2. Mieti ja ennakoi millaista palvelua tai tuotetta olet tilaamassa ja mitä se maksaa? Kysy rehellisesti myös halutessasi tarkennusta siihen, mistä hinta koostuu. Älä tingi heti lähtöoletuksena, että hinnassa on kuitenkin ilmaa. Aika monella pienemmällä toimijalla ei ainakaan ole ja hän haluaa aidosti kertoa, mistä kaikesta hinta koostuu.
  3. Varmenna, millä aikataululla työ pitää saada valmiiksi ja kuinka kauan toteuttamiseen menee aikaa. Huomio oma aika kommentointikierroksiin – ne ovat yleensä projektien piilossa olevia ”aikasyöppöjä”. Älä myöskään odota valmista parin päivän päähän – paitsi jos olet valmis maksamaan hieman ekstraa siitä, että sinun tilauksesi menee kaikkien muiden töiden edelle. Huomioithan kuitenkin, että kiire näkyy yleensä työn jäljessä ja työ tulee tilaajalle kalliimmaksi.
  4. Ole avoin työn toteuttajan ehdotuksille ja luovuudelle. Ammattilaisena hän osaa antaa vinkkejä ja konsultoida sinua kokonaisuuteen liittyvistä yksityiskohdista. Pidä kuitenkin kiinni alkuperäisestä ideastasi, jos se on ainoa oikea tapa toteuttaa juttu juuri teillä. Kerro tämä ja perustelusi myös työn toteuttajalle, jotta hän voi oppia teistä jatkoyhteistyötä ajatellen enemmän.