Tarjouspyyntö, briiffi, toimeksiantokuvaus. Rakkaalla lapsella on monta nimeä. Käytetystä nimestä riippumatta kyse on kuitenkin yhdestä oleellisimmista asioista markkinointiin ja viestintään liittyvissä toteutuksissa. Ilman asiallista briiffiä toteuttaminen on ”musta tuntuu” -toimintaa ja lopputulos pahimmillaan turhaa työtä.

Oletko koskaan tilannut kahvia, ja saanut kupillisen täynnä kahvipapuja? En minäkään, mutta kahviplantaasille lähetetyssä tilauksessa sisältö saattaisikin olla juuri sitä, eikä juoma, kuten kahvilassa tilatessa.

Vähän samalla ajatusmallilla moni sähköpostilla heitetty ”pyyntö” on tilaajan mielestä kertonut kaiken. Itselleni ainakin on tullut toimeksiantoja ja työtilauksia, joissa on ollut riittävästi tulkinnanvaraa. Viestiä lähettäneet ovat usein henkilöinä tuttuja: yhden tarjouspyyntöä täytyy lukea suurennuslasilla ja toiselle joudun esittämään liudan lisäkysymyksiä, jotta voin olla varma, mitä asiakas todella haluaa.

Vuosien varrella olen oppinut, että työn ja myös briiffin epäonnistuminen johtuvat lähinnä puutteellisista tiedoista tai siitä, että ymmärrämme asioita eri tavalla. Myös tapamme ilmaista voi johtaa harhaan. Jos asiakas ei joudu tekemään usein tai ei ole lähtökohtaisesti tottunut viestintä- ja markkinointitöiden tilaaja, voi hänellä olla epäselvä käsitys siitä, miten hyvän ja selvän toimeksiannon on antanut.

Vinkit toimeksiannon / tarjouspyynnön tekijälle

Hyvä ja mahdollisimman tarkka tilauksen kuvaus antaa työn toteuttajalle valmiudet tehdä työ tuloksellisesti ja tehokkaasti. Tämä takaa puolestaan asiakkaalle mieluisan lopputuloksen. Sekä tilaajan että tekijän tyytyväisyys työn tuloksiin on avain hyvin toimivaan ja pitkäjänteiseen yhteistyöhön, jota molemmat osapuolet varmasti tavoittelevat.

  1. Pohdi hetki, mitä tavoittelet ja miksi? Millaisen viestin haluat saada perille ja kenelle? Ette kai teetä tätä työtä vain sen takia, että juuri vastaava on ollut tapana samasta asiasta aiemminkin. Ole valmis menemään mukavuusalueen ulkopuolelle, jos tarve vaatii.
  2. Mieti ja ennakoi millaista palvelua tai tuotetta olet tilaamassa ja mitä se maksaa? Kysy rehellisesti myös halutessasi tarkennusta siihen, mistä hinta koostuu. Älä tingi heti lähtöoletuksena, että hinnassa on kuitenkin ilmaa. Aika monella pienemmällä toimijalla ei ainakaan ole ja hän haluaa aidosti kertoa, mistä kaikesta hinta koostuu.
  3. Varmenna, millä aikataululla työ pitää saada valmiiksi ja kuinka kauan toteuttamiseen menee aikaa. Huomio oma aika kommentointikierroksiin – ne ovat yleensä projektien piilossa olevia ”aikasyöppöjä”. Älä myöskään odota valmista parin päivän päähän – paitsi jos olet valmis maksamaan hieman ekstraa siitä, että sinun tilauksesi menee kaikkien muiden töiden edelle. Huomioithan kuitenkin, että kiire näkyy yleensä työn jäljessä ja työ tulee tilaajalle kalliimmaksi.
  4. Ole avoin työn toteuttajan ehdotuksille ja luovuudelle. Ammattilaisena hän osaa antaa vinkkejä ja konsultoida sinua kokonaisuuteen liittyvistä yksityiskohdista. Pidä kuitenkin kiinni alkuperäisestä ideastasi, jos se on ainoa oikea tapa toteuttaa juttu juuri teillä. Kerro tämä ja perustelusi myös työn toteuttajalle, jotta hän voi oppia teistä jatkoyhteistyötä ajatellen enemmän.

Oletko tekemässä tarjouspyyntöä viestintä- tai markkinointisisällöistä, -suunnitelmista tai projekteista? Ota rohkeasti yhteyttä info(at)viestintapalvelu ja avaa ajatuksia ja tarpeitasi, sillä sparraamme mielellämme jo ennen tarjouspyyntöä!