Pian kaikissa yli 50 työntekijän yrityksissä pitää ottaa käyttöön sisäinen ilmoituskanava, jossa työntekijät voivat ilmoittaa, jos he huomaavat väärinkäytöksiä yrityksen toiminnassa. Lue jutusta vinkkejä, millainen rooli viestinnällä on uuden kanavan käyttöönotossa.

Joulukuun puolivälissä (17.12.2021) Suomessa astuu voimaan laki, joka velvoittaa pääsääntöisesti kaikkia organisaatioita, joiden henkilöstömäärä ylittää 50, perustamaan ns. whistleblowing-kanavan.
Ilmoittajansuojelulaki (laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta) perustuu EU:n whistleblowing-direktiiviin. Tavoite on, että henkilö, joka havaitsee työnsä yhteydessä yleisen edun vastaista toimintaa, voi ilmoittaa asiasta turvallisesti – eikä häneen kohdisteta vastatoimia hänen tekemänsä ilmoituksen vuoksi.
Turvallisella ilmoituskanavalla pyritään aktiivisesti tunnistamaan muun muassa eettisiä rikkeitä ja taloudellisia väärinkäytöksiä niin yksityisellä sektorilla kuin valtionhallinnossa ja kunnissa sekä rahoituspalvelujen alalla.
Sisäisen ilmoituskanavan kautta organisaatiolla on mahdollisuus saada ajoissa tieto sen toiminnassa havaituista väärinkäytöksistä ja puuttua niihin.
Vinkkejä viestintään ilmoituskanavan käyttöönotossa
Whistleblowingin käyttöönoton yhteydessä on tärkeä kertoa henkilöstölle kattavasti ja monipuolisesti kanavan tarkoituksesta ja miksi sitä käytetään. Käyttöohjeet ovatkin hyvä lähtökohta viestinnälle ilmoituskanavan lanseerauksen yhteydessä.
- Tarjoa työntekijöille selkeät ja helposti saatavilla olevat ohjeet siitä, miten & milloin he voivat ilmoittaa huomaamistaan epäkohdista tai huolenaiheistaan.
- Viesti jatkossa aktiivisesti ja säännöllisesti whistleblowing-toiminnosta. Näin lisäät käyttäjien rohkeutta, kanavan houkuttavuutta ja myös tyytyväisyyttä käyttää kanavaa.
- Kaikessa Whistleblowingin viestinnässä on syytä korostaa kanavan toiminnan ydinasiat: kuten nimettömyys, turvallisuus, helppokäyttöisyys ja ilmoittajan suoja sekä ilmoittamisen hyödyt koko organisaatiota ajatellen.
- Ohjeen tulee löytyä tarvittaessa eri kielillä ja esimerkiksi globaalien konsernien osalta huomioida tarkoituksenmukaisesti eri maiden olosuhteita, kulttuureja sekä sääntöjä.
Koska Whistleblowing on tarkoitettu vakavista rikkeistä ilmoittamiseen, on hyvä kertoa ja kuvata myös vaihtoehtoiset sisäiset kanava, joita voidaan hyödyntää muissa palautteenannoissa tai vaikkapa kehitysehdotuksissa.
Viestinnällä rohkaistaan ilmoittajia
Jos työntekijä tai muu taho ilmoittaa yrityksen toiminnan väärinkäytöksistä, laki edellyttää, ettei häneen voi kohdistaa epäedullisia toimia. Viestinnässä kannattaa siksi tuoda selvästi esiin seuraavia seikkoja:
- Kannusta ilmoittamiseen ja korosta, ettei ilmoittaminen ole vasikointia, vaan se hyödyttää kaikkia ja kertoo välittämisestä & vastuullisuudesta.
- Korosta ilmoitusten vilpitöntä luonnetta, ilmoittajan turvallisuutta ja nimettömyyttä sekä kostotoimenpiteiden kieltoa. Kostotoimet ovat laittomia ja rangaistavia. Tästäkin on hyvä henkilöstölle varta vasten tiedottaa ja liittää mukaan kostotoimenpiteen laissa kuvattu määritelmä.
Ohjeissa on hyvä kuvata selkeästi ja käytännönläheisesti se, kuinka ilmoitus tehdään, miten ja kenen taholta se käsitellään ja millaisen aikataulun puitteissa. Ilmoittamiseen kannattaa rohkaista, vaikka ilmoittaja ei olisi aivan varma onko kyseessä whistleblowing-asia. Selvästi vääriä tai harhaanjohtavia tietoja koskevat ilmoitukset eivät kuitenkaan anna aihetta suojeluun, eikä lakia sovelleta yleisesti kaikista mahdollisista epäkohdista ilmoittamiseen. Lisäksi ilmoittaja voi joutua myös itse rikosvastuuseen tahallisesta väärien tietojen ilmoittamisesta.
ARVOT, ETIIKKA JA VASTUULLISUUS LUUPISSA
Viestinnällisesti ilmoistuskanavan käyttöönotto on oiva tilaisuus korostaa organisaation vastuullisuuden ja eettisten toimintatapojen merkitystä. Whistleblowing voi toimia myös kestävän liiketoiminnan rakentamisen työkaluna paljastaen väärinkäytöksiä jo ennen kuin niistä syntyy yritykselle maine- tai taloudellista haittaa.
Kanavan avulla voidaan myös rakentaa eri sidosryhmissä luottamusta organisaatiota kohtaan ja sen käyttöönotto on hyvä paikka tuoda esiin myös organisaation toimintatapa-ohjeita sekä arvoja.
Whistleblowingin käyttööotolla on vahva linkki yrityksen vastuullisuusviestintään ja se kannattaa hyödyntää, vaikka EU-direktiivi ilmoittajansuojelulaista taustalla onkin. Whistleblowingin avulla henkilöstöä voidaan sitouttaa entistä vahvemmin organisaation vastuullisuustoimiin ja niiden merkityksellisyyteen. Samalla organisaation työnantajamielikuvakin saa lisäpisteitä. Viestimällä kanavan käyttöönotosta myös ulkopuolisille sidosryhmille (asiakkaat, kumppanit, alihankkijat) lisäät luottamusta organisaatiota kohtaan.