Viestinnän tekemisten aikataulutus ja ideoiden listaaminen vuosikelloon on iso apu, jos tuntuu, että tekemistä on liikaa – tai ei ”muka” pahimmillaan mitään kerrottavaa.

Tavoitteellisella ja systemaattisella viestinnällä voi rakentaa niin yrityksen kuin muunkin organisaation mielikuvaa uskottavasti ja myös kustannustehokkaasti. Hyvin suunniteltu ja toteutettu viestintä tuo parhaimmillaan uusia yhteistyötahoja, kumppanuuksia ja asiakkaita. Suunnitelmallinen viestintä säästää myös resursseja ja kanavoi energian olennaiseen tekemiseen.

Viime viikolla sain palautetta asiakkaaltamme, että parissakin heidän omassa asiakastapaamisessaan henkilöt olivat kommentoineet nähneensä firman viimeisimmän uutisen muutosta. Se lämmitti mieltä, sillä juttu muutosta oli tarkkaan kirjattu yrityksen viestinnän vuosikelloon ja samalla tekemisen syklillä jaettavaksi myös eri some-kanaviin sopivasti erilaisin saatesanoin eri kohderyhmiä huomioiden.

Visuaalisuus helpottaa, mutta oleellisinta on saada kaikki oleellinen kirjattua

Viestinnän vuosikelloja on muodoltaan monenlaisia. On Exceleinä tehtyjä kuukausikohtaisia taulukoita, PowerPointeille piirrettyjä piirakkakaavioita sekä erillisiä muita suunnittelupohjia. Itse olen huomannut, että visuaalinen esitystapa helpottaa suunnitelman esittämistä muille. Muuten muodolla ei ole mielestäni väliä, kunhan vuosikello toimii tarkoitukseensa.

Tyypillisiä vuosikellon aihioita, joita pitää saada kirjattua mukaan:

  • mitä eli viestinnän sisältö / aiheet
  • milloin – koska sisältö julkaistaan tai sitä aletaan valmistella
  • kuka tekee tai vastaa jutusta & julkaisusta

Lisäksi taulukkomuotoisissa vuosikelloissa on helppo määrittää mukaan myös mikä kanava viestisisällölle on käytössä sekä kenelle viesti on erityisesti kohdennettu.

Kaikki vuosikelloon kirjattavat tekemiset on syytä miettiä sen mukaan, mitä tavoitellaan ja ketä tavoitellaan. Pelkkä määrällinen tekeminen ei nykypäivänä ole tavoite, eihän!

Teen monen asiakkaan kanssa heidän viestintäänsä niin sanotusti kädet savessa. Se, mihin kaikki tekeminen pohjautuu, ovat yrityksen tavoitteet. Käymme yhdessä läpi ja sovimme ne keinot ja ulostulot, joilla organisaation haluamaa viestiä viedään. Aina ei tarvitse keksiä montaa erilaista tekemistä. Vuosikelloon kirjatuista asioista näkee myös helposti, onko kaikki oleelliset asiat huomioitu mukaan.

Vuosikello elää ja päivittyy – jälkeenpäin se on mainio yhteenveto tehdystä työstä

Vuoden mittaan vuosikelloa täydennetään tarkemmilla aikatauluilla ja yksityiskohdilla. Vuosikelloa käyttämällä viestinnän kokonaisuus pysyy hallussa ja suunnitelman mukaiset tehtävät tulevat tehdyiksi ajallaan. Toisaalta tiedetään myös, mitä on tulossa ja varataan niihin tarvittavat resurssit riittävän ajoissa.

Monesti tekeminen määritellään kuukausitasoiseksi tekemiseksi:

  • montako artikkelia tai tekstiä tehdään verkkosivuille
  • mitä sellaisia asioita on tulossa, joista tehdään mediatiedote
  • onko tapahtumia tai tilaisuuksia, joista pitää kertoa (ja kenelle)
  • onko meillä liiketoimintaan, vastuullisuustyöhön tai työnantajanäkökulmasta jokin aihe, josta voisimme tarjota tavoittelemallemme medialle / toimittajalle juttuideaa
  • miten paljon ja mitä aihenostoja jaetaan eri sosiaalisen median kanavissa tai mitä aivan omia nostoja somen puolella tuotetaan.

Viestittävien asioiden mallintaminen yksinkertaiseen muotoon auttaa niin viestijää ja hänen tiimiään, mutta on oiva väline myös kertoa organisaation sisäisille sidosryhmille siitä, mitä viestinnän osalta on menossa ja tulossa. Vuoden mittaan se on myös mainio raportointiapu kertoa johdolle, mitä ollaan tehty, miksi ja millainen vaikutus tekemisellä oli.