Uusi vuosi odottaa taas kulman takana. Viestintä- ja markkinointiyksiköissä käy kuhina, kun mietitään mitä, milloin, kuka ja miten kaikki tehdään? Tekemisten aikataulutus ja ideoiden listaaminen vuosikelloon on iso apu: se antaa näkemystä yksittäisten sisältöjen ja kampanjoiden osuvuudesta kokonaisuuteen ja asetettuihin tavoitteisiin.
Tavoitteellisella ja systemaattisella viestinnällä rakennetaan mielikuvaa organisaatiosta uskottavasti ja myös kustannustehokkaasti. Hyvin suunniteltu ja toteutettu toistuva viestintä tuo parhaimmillaan uusia yhteistyötahoja, kumppanuuksia ja asiakkaita. Lisäksi suunnitelmallinen viestintä säästää resursseja ja kanavoi energian olennaiseen tekemiseen.
Mainio esimerkki vuosikellon aktiivisesta käyttämisestä on asiakkaaltamme, joka kertoi miten parissakin heidän omassa asiakastapaamisessaan henkilöt olivat kommentoineet nähneensä firman viimeisimmän uutisen muutosta. Se lämmitti viestijän mieltä, sillä juttu muutosta oli tarkkaan kirjattu yrityksen viestinnän vuosikelloon ja samalla tekemisen syklillä jaettavaksi myös eri somekanaviin sopivasti erilaisin saatesanoin eri kohderyhmiä huomioiden.
Visuaalisuus helpottaa, mutta oleellisinta on saada kaikki oleellinen kirjattua
Viestinnän vuosikelloja on muodoltaan monenlaisia. On exceleinä tehtyjä kuukausikohtaisia taulukoita, powerpointeille piirrettyjä piirakkakaavioita sekä erillisiä muita suunnittelupohjia ja -ohjelmia. Itse olen huomannut, että visuaalinen esitystapa helpottaa esittämistä muille. Muuten muodolla ei ole mielestäni väliä, kunhan vuosikello toimii tarkoitukseensa.
Tyypillisesti vuosikelloon kannattaa kirjata ylös seuraavat asiat:
- mitä eli viestinnän sisältö / aiheet
- kenelle – keskeiset kohderyhmät per sisältö
- milloin – koska sisältö julkaistaan tai sitä aletaan valmistella
- kuinka – mitä kanavaa ja/tai viestintäkeinoja käytetään
- kuka tekee tai vastaa jutusta (+kuvista) & julkaisusta
Kaikki vuosikelloon kirjattavat tekemiset on syytä miettiä sen mukaan, mitä tavoitellaan ja ketä tavoitellaan. Pelkkä määrällinen tekeminen ei ole tavoite, eihän!
Teen monen asiakkaan kanssa heidän viestintäänsä niin sanotusti kädet savessa. Se, mihin kaikki tekeminen pohjautuu, ovat organisaation tavoitteet. Käymme yhdessä läpi ja sovimme ne keinot ja ulostulot, joilla organisaation haluamaa viestiä viedään. Aina ei tarvitse keksiä montaa erilaista tekemistä. Vuosikelloon kirjatuista asioista näkee myös helposti, onko kaikki oleelliset asiat huomioitu mukaan.
Sisältöjä kannattaa myös toistaa vuoden aikana uudelleen. Sisältöä voi asiayhteyden ja kohderyhmän mukaan uudistaa otsikolla tai nostaa vain osan aiemmasta esiin uudelleen.
Vuosikello elää ja päivittyy – jälkeenpäin se on mainio yhteenveto tehdystä työstä
Vuoden mittaan vuosikelloa täydennetään tarkemmilla aikatauluilla ja yksityiskohdilla. Vuosikelloa käyttämällä viestinnän kokonaisuus pysyy hallussa ja suunnitelman mukaiset tehtävät tulevat tehdyiksi ajallaan. Toisaalta tiedetään myös, mitä on tulossa ja varataan niihin tarvittavat resurssit riittävän ajoissa.
Monesti tekeminen määritellään kuukausitasoiseksi tekemiseksi, kuten vaikkapa ulkoisen viestinnän osalta:
- kuinka usein tehdään organisaatiolle tärkeistä aiheista artikkeleita tai uutisia verkkosivuille
- mitä sellaisia asioita on tulossa, joista tehdään mediatiedote
- onko tapahtumia tai tilaisuuksia, joista pitää kertoa (ja kenelle)
- onko meillä liiketoimintaan, vastuullisuustyöhön tai työnantajanäkökulmasta jokin aihe, josta voisimme tarjota tavoittelemallemme medialle / toimittajalle juttuideaa
- miten paljon ja mitä aihenostoja jaetaan eri sosiaalisen median kanavissa tai mitä aivan omia nostoja somen puolella tuotetaan.
Viestittävien asioiden mallintaminen yksinkertaiseen muotoon auttaa niin viestijää ja hänen tiimiään, mutta on oiva väline myös kertoa organisaation sisäisille sidosryhmille siitä, mitä viestinnän osalta on menossa ja tulossa. Vuoden mittaan se on myös mainio raportointiapu kertoa johdolle, mitä ollaan tehty, miksi ja millainen vaikutus tekemisellä oli.
* * *
Kiinnostuitko? Soita tai laita sähköpostia, niin voimme jutella teidän viestintänne suunnittelusta ja tekemisistä. Vuosikelloonne löytyy myös varmasti vinkkejä.